Chapter 3 : Information System, Organizations, and Strategy (Review)

Title book : Managing Information Systems : Managing the Digital Firm (13th Edition)

Review by : Zakirullah (Akirul blog)

3.1. Organisasi dan Sistem Informasi

          Sistem informasi dan organisasi saling mempengaruhi antara satu sama lain. Sistem informasi yang dibangun oleh manajer adalah untuk melayani kepentingan perusahaan bisnis. Pada waktu yang sama, organisasi harus menyadari dan terbuka terhadap pengaruh dari sistem informasi untuk mendapatkan manfaat dari teknologi baru,

          Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi bersifat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor mediasi, termasuk struktur organisasi, proses bisnis, politik, budaya, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen. Kita tidak akan dapat merancang sistem baru dengan sukses atau memahami sistem yang ada tanpa memahami organisasi bisnis sendiri.

          Dalam ekonomi mikro definisi dari organisasi, modal dan tenaga kerja ditransformasi oleh perusahaan melalui proses produksi menjadi produk dan jasa (output terhadap lingkungan). Produk dan jasa yang dikonsumsi oleh lingkungan, yang memasok modal dan tenaga kerja tambahan sebagai masukan dalam lingkaran umpan balik.

          Sebagai manajer, Kita akan menjadi orang yang menentukan sistem yang akan dibangun, apa yang akan mereka lakukan, dan bagaimana mereka akan diimplementasikan. Kita mungkin tidak dapat mengantisipasi semua konsekuensi dari keputusan ini. Beberapa perubahan yang terjadi dalam perusahaan bisnis karena investasi teknologi informasi (TI) baru tidak dapat diramalkan dan mungkin tidak memenuhi harapan Anda.

Apa itu Organisasi ?

          Organisasi adalah struktur sosial formal yang stabil, yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya sehingga menghasilkan output. Organisasi lebih stabil dari kelompok informal secara berkepanjangan dan rutinitas. Organisasi adalah kasatuan hukum formal dengan aturan dan prosedur internal yang harus mematuhi hukum. Organisasi juga struktur sosial karena merupakan kumpulan elemen-elemen sosial.

          Bagaimana definisi dari organisasi berhubungan dengan teknologi sistem informasi? Suatu pandangan teknis organisasi mendorong kita untuk fokus atas bagaimana input digabungkan untuk menciptakan output ketika perubahan teknologi diperkenalkan ke perusahaan. Tapi definisi perilaku lebih realistis daripada menunjukkan organisasi itumembangun sistem informasi baru, atau membangun kembali yang lama, melibatkan lebih dari penyusunan kembali teknis mesin atau pekerja bahwa beberapa sistem informasi mengubah keseimbangan organisasi hak, hak istimewa, kewajiban, tanggung jawab, dan perasaan yang telah ditetapkan selama jangka waktu yang panjang. 

          Perubahan teknologi membutuhkan perubahan yang memiliki informasi dan mengendalikan informasi, serta memiliki hak untuk mengakses dan memperbarui informasi itu, dan siapa yang membuat keputusan tentang siapa, kapan membuat keputusan, dan bagaimana membuat keputusan.

Fitur Organisasi

          Semua organisasi modern memiliki karakteristik tertentu. Mereka adalah birokrasi dengan divisi yang jelas dari tenaga kerja dan spesialisasi. Organisasi mengatur spesialis dalam hirarki kewenangan di mana setiap orang bertanggung jawab kepada seseorang dan berwewenang pada tindakan spesifik terbatas yang diatur oleh peraturan abstrak atau prosedur. Semua fitur ini mempengaruhi jenis sistem informasi yang digunakan oleh organisasi, yaitu sebagai berikut :

• Rutinitas dan Proses Bisnis
  Semua organisasi termasuk perusahaan bisnis, menjadi sangat efisien karena individu di perusahaan mengembangkan rutinitas untuk melakukan produksi. Rutinitas disebut operasi standar prosedur aturan yang tepat. Karyawan menjadi produktif dan efisien, sehingga perusahaan dapat mengurangi biaya.
• Politik Organisasi
  Orang yang menempati posisi yang berbeda memiliki cara pandang  yang berbeda pula tentang bagaimana sumber daya, imbalan, dan hukuman harus didistribusikan. Perbedaan ini menghasilkan dalam organisasi. Resistensi politik adalah salh satu kesulitan besar membawa perubahan organisasi terutama pengembangan sistem informasi baru. Manajer yang tahu bagaimana bekerja dengan  politik organisasi lebih berhasil dari pada manajer yang kurang terampil.
• Budaya Organisasi
  Budaya organisasi mencakup asumsi produk apa yang dihasilkan, bagaimana menghasilkan, dimana dan untuk siapa dihasilkan. Pada saat yang sama, budaya organisasi adalah pengendalian terhadap perubahan, terutama perubahan teknologi. Setiap perubahan teknologi mengancam dan menentang budaya organisasi yang sudah ada.
• Lingkungan Organisasi

  Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan yang timbal balik. Organisai terbuka dan tergantung pada lingkungan sosial dan fisik yang mengelilingi mereka.tanpa keuangan dan sumber daya manusia, maka pendapatan organisasi tidak ada. Lingkungan umumnya berubah lebih cepat dari pada organisasi. Sebagian organisasi tidak dapat beradaptasi dengan perubahan tersebut. Teknologi informasi membantu organisasi memahami perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak atas lingkungan mereka.

  
  
  

  
  
  

  
  

  
  

  
  

  

3.2 Bagaimana Sistem Informasi Mempengaruhi Organisasi dan Perusahaan Bisnis

Dampak Ekonomi

          Dari sudut pandang ekonomi, IT mengubah biaya modal relatif dan biaya informasi. Teknologi sistem informasi dapat dipandang sebagai faktor produksi dimana hal tersebut bisa digantikan modal tradisional dan tenaga kerja.

          IT juga mempengaruhi biaya dan kualitas dari informasi dan perubahan informasi ekonomi. Teknologi informasi membantu mengurangi biaya transaksi yang terjadi ketika perusahaan membeli pangsa pasar yang tidak bisa dibuat sendiri.

          IT yang menggunakan jaringan dapat membantu perusahaan mengurangi biaya partisipasi pasar, ha ini membuat berharga bagi perusahaan untuk kontrak dengan sumber eksternal, sehingga dapat menghemat jumlah karyawan.

Dampak Organisasi dan Perilaku

          Teori yang berbasis di bidang sosiologi , organisasi yang kompleks juga memberikan beberapa pemahaman tentang bagaimana dan mengapa perusahaan berubah dengan menerapkan aplikasi IT yang baru.

1. IT Flattens Organizations
2. Postindustrial Organizations
3. Understanding Organizational Resistance to Change

Internet dan Organisasi

          Internet mampu menurunkan biaya transaksi yang dikeluarkan oleh organisasi. Dengan internet, organisasi akan memproses bisnis lebih sederhana, dengan karyawan lebih sedikit dari masa yang lalu.

Implikasi untuk Desain dan Pemahaman Sistem Informasi

          Untuk memberikan manfaat yang baik, sistem informasi harus dibangun dengan pemahaman yang jelas tentang organisasi di mana mereka akan digunakan. Menurut pengalaman kami, faktor organisasi pusat untuk dipertimbangkan ketika merencanakan sebuah sistem baru adalah sebagai berikut :

• Lingkungan di mana organisasi harus berfungsi
• Struktur organisasi : hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis
• Budaya dan politik organisasi
• Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan
• Kelompok kepentingan pokok dipengaruhi oleh sistem dan sikap pekerja yang akan menggunakan sistem
• Sistem informasi dirancang untuk membantu jenis-jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis

3.3 Menggunakan Sistem Informasi untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif

          Perusahaan yang "lebih baik" dikatakan memiliki keunggulan kompetitif atas perusahaan lainnya : mereka juga memiliki akses ke sumber-sumber khusus sedangkan perusahaan yang lain tidak, atau mereka dapat menggunakan sumber daya yang tersedia, biasanya lebih efisien karena pengetahuan dan informasi asetnya unggul . Dalam hal apapun, mereka melakukannya secara lebih baik dalam hal pertumbuhan pendapatan, profitabilitas, atau pertumbuhan produktivitas (efisiensi), yang semuanya pada akhirnya dalam jangka panjang menterjemahkan bahwa lebih tinggi penilaian bursa saham dibandingkan dengan pesaing mereka.

Model Kekuatan Kompetitif Porter

1. Pesaing Tadisional
   Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan kompetitor lain yang terus merancang cara baru yang lebih efisien untuk produknya dengan memperkenalkan produk dan layanan baru, dan mencoba untuk menarik minat pelanggan dengan mengembangkan merek mereka dan membebankan biaya pada pelanggan mereka.
   
   
2. Pasar Baru Pendatang
   Dalam perekonomian bebas dengan tenaga kerja yang mobile dan sumber daya keuangan, perusahaan baru selalu memasuki pasar tersebut.
   
   
3. Produk dan Layanan Pengganti
   Hampir setiap industri ada produk pengganti. Apabila harga menjadi tinggi maka pelanggan akan mencari barang pengganti yang harganya sesuai dengan harga yang diinginkan oleh pelanggan. Teknologi baru menciptakan pengganti baru setiap saat. Bahkan minyak memiliki pengganti: Ethanol dapat menggantikan bensin di mobil; minyak sayur untuk bahan bakar diesel di truk; dan angin, matahari, batubara, dan hidro untuk pembangkit listrik industri. Demikian pula, saluran telepon Internet untuk rumah dapat menggantikan garis TV kabel. Dan, tentu saja, layanan musik internet yang memungkinkan Anda untuk men-download trek musik ke iPod adalah pengganti toko musik CD. Produk dan jasa pengganti yang lebih dalam industri Anda, semakin sedikit Anda dapat mengontrol harga dan menurunkan margin keuntungan Anda. 
   
   
4. Pelanggan
   Keuntungan suatu perusahaan tergantung pada besarnya kemampuan perusahaan untuk menarik minat dan mempertahankan pelanggan. Kekuatan pelanggan tumbuh jika mereka dapat dengan mudah beralih ke produk dan layanan pesaing,
   
   
5. Pemasok
   Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keuntungan perusahaan, terutama ketika perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat mungkin.

Sistem Informasi Strategi untuk Menghadapi Kekuatan Kompetitif

1. Low-cost Leadership
   
   Penggunaan sistem informasi untuk mencapai biaya operasional terendah dan harga terendah.
2. Product Differentiation
   
   Penggunaan sistem informasi untuk memungkinkan produk dan layanan baru, atau mengubah kenyamanan pelanggan dalam menggunakan produk dan layanan yang ada.
3. Focus on Market Niche
   
   Penggunaan sistem informasi untuk memungkinkan fokus pada pasar tertentu, dan melayani target pasar yang sempit.
4. Stengthen  Customer and Supplier Intimacy
   
   Penggunaan sistem informasi untuk memperkuat/mengencangkan hubungan dengan pemasok dan membangun keakraban dengan pelanggan.

NILAI BISNIS MODEL RANTAI

          Nilai model rantai menyorot kegiatan khusus dalam bisnis di mana strategi kompetitif terbaik dapat diterapkan (Potter, 1985) di mana sistem informasi yang sangat memungkinkan memiliki dampak strategis.

Kegiatan utama : Secara langsung berhubungan dengan produksi dan distribusi produk perusahaan dan jasa, yang menciptakan nilai bagi pelanggan.

Kegiatan Pendukung : Membuat pengiriman kegiatan utama dan terdiri dari infrastruktur organisasi (administrasi dan manajemen), sumber daya manusia (merekrut karyawan, mempekerjakan, dan memberikan pelatihan), teknologi (meningkatkan produk dan proses produksi), dan pengadaan (pembelian input).

SINERGI, KOMPETENSI INTI, DAN STRATEGI BERBASIS JARINGAN

1. Sinergi
   Ide sinergi adalah ketika output dari beberapa unit dapat digunakan sebagai masukan untuk unit lain, atau dua organisasi pool market dan keahlian, biaya hubungan ini lebih rendah dan menghasilkan keuntungan. Bank baru-baru ini dan perusahaan merger keuangan seperti merger JPMorgan Chase dan Bank of New York serta Bank of America dan Negara lebar Financial Corporation justru terjadi untuk tujuan ini.
2. Meningkatkan Kompetensi/Kemampuan Inti
   Kompetensi inti adalah suatu kegiatan di mana suatu perusahaan merupakan pemimpin kelas dunia. Kompetensi inti memungkinkan keterlibatan miniatur menjadi bagian desainer terbaik dunia, layanan terbaik pengiriman paket, atau produsen terbaik thin-film.
3. Strategi  Berbasis Jaringan
   Strategi berbasis jaringan termasuk penggunaan network economics, virtual company model, dan business ecosystems.

Discussion Question

1. Telah dikatakan bahwa tidak ada keuntungan strategis yang bertahan. Apakah anda setuju ? mengapa atau mengapa tidak ?

Saya tidak setuju dengan pendapat tersebut karena suatu perusahaan didirikan agar dapat memperoleh keuntungan yang besar dan berkelanjutan serta dapat memberikan profit yang besar bagi pemegang saham, dengan adanya strategi keuntungan maka perusahaan memiliki keunggulan dalam persaingan, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan laba yang akan diperoleh

2. Telah disampaikan bahwa keuntungan terdepan pengecer seperti Dell dan Walmart memiliki lebih kompetisi mereka bukan teknologi, melainkan manajemen mereka sendiri. Apakah anda setuju? Mengapa atau mengapa tidak?

Saya setuju, suatu perusahaan memiliki teknologi yang terbaik tetapi tanpa manajemen yang baik pula maka suatu perusahaan tidak akan mampu mengimbangi teknologi tersebut, jika manajemen mereka tidak mampu beradaptasi terhadap perkembangan teknologi, maka sampai saat ini kedua perusahaan tersebut tidak akan pernah menggunakan teknologi, dan juga teknologi memiliki masanya tersendiri suatu saat teknologi akan terus berkembang sehingga teknologi yang mereka gunakan sekarang harus mereka perbaharui setiap waktu. Maka seharusnya pihak manajemen bisa untuk memaksimalkan pemakaian dari teknologi tersebut.

3.  Apa masalah yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan apakah internet akan memberikan bisnis dengan keunggulan kompetitif?

Dengan adanya internet akan memperluas pangsa pasar dan juga akan memberikan keunggulan bagi suatu perusahaan  tetapi, internet juga dapat memusnahkan perusahaan tertentu sehingga membentuk pasar baru sebagai media pengganti dari yang sebelum menggunakan internet. Akibatnya, keberadaan beberapa perusahaan seperti penyedia ensiklopedia, surat kabar dan agen perjalanan menjadi terancam dan tidak dapat bersaing secara kompetitif.